Liste de contrôle de la conformité du marketing bancaire et comment l'automatiser

Voici les principaux domaines et les éléments de la liste de contrôle qui vous aideront à rester au fait de la conformité de votre banque en matière de marketing :

1. Comprendre le champ d'application de la conformité

Avant de lancer vos campagnes de marketing, définissez le champ d'application de vos exigences de conformité. Différents produits financiers, tels que les prêts, les cartes de crédit ou les hypothèques, sont soumis à des réglementations différentes. 

Liste de contrôle:

• Identifier les produits et services que vous ou vos partenaires commerciaux promouvez
• Confirmer les cadres réglementaires applicables (par exemple, la loi sur les prêts équitables (Fair Lending Act) interdit la discrimination dans la publicité pour les produits de prêt tels que les prêts hypothécaires).
• Documenter toute réglementation spécifique à une juridiction qui pourrait s'appliquer à vos campagnes de marketing (par exemple, connaître les exigences de chaque État, comme la loi californienne sur la protection financière des consommateurs).
• Sachez qui est impliqué dans le contrôle de la conformité au sein de votre organisation - il peut s'agir du marketing, de la conformité ou du risque.

2. Mettre en place des processus internes (avant et après le lancement de la campagne)

Les flux de travail internes relatifs à la conformité peuvent vous aider à vous assurer que vous examinez tous les documents marketing avant leur publication, tout en évitant les goulets d'étranglement qui peuvent entraîner des retards de publication ou la publication d'un contenu non conforme. 

Veillez à ce que votre flux de travail prenne également en compte le contrôle des campagnes publiées à intervalles réguliers, car les réglementations et les informations sur les produits ou les services peuvent changer (par exemple, les mises à jour des taux d'intérêt, les offres promotionnelles).

Distinguer entre "conformité du contenu matériel"(taux d'intérêt, obligations d'information et clauses de non-responsabilité qui, si elles sont incorrectes, peuvent donner lieu à des amendes réglementaires) et "Conformité des contenus (soft content) (langage marketing qui peut être interprété comme potentiellement trompeur ou qui enfreint les directives réglementaires).

En concentrant davantage de ressources sur le suivi des questions de conformité difficiles et à haut risque, vous pouvez atténuer les risques susceptibles d'entraîner une action réglementaire.

Liste de contrôle:

• Attribuer des tâches de conformité à vos équipes marketing, juridiques et de conformité
• Mettre en place un processus d'examen et d'approbation avec des délais spécifiques pour l'approbation de la campagne.
• Créer un ensemble de règles détaillées avec des exemples de langage approuvé et des erreurs courantes à éviter.
• Documenter l'emplacement des campagnes - canaux et URL spécifiques
• Programmer des révisions régulières pour détecter toute modification non autorisée ou tout nouveau contenu non conforme en raison de mises à jour réglementaires ou de changements de produits.
• Mettre en place un flux de travail distinct pour donner la priorité aux campagnes à haut risque ou aux problèmes urgents.

3. Veiller à ce que le langage, les informations et les promotions soient conformes aux exigences.

L'utilisation d'une formulation erronée ou le fait de ne pas divulguer les termes correctement peut être interprété par les régulateurs comme une tromperie et conduire à une surveillance réglementaire accrueles amendes potentielles et les défis juridiques. Parmi les exemples de langage et de messages conformes, citons la présentation correcte des taux annuels en pourcentage et l'absence d'allégations trompeuses telles que "approbation garantie" ou "sans frais". 

Liste de contrôle:

• Soyez transparent - évitez les termes tels que "gratuit" ou "garanti", à moins qu'ils ne soient exacts.
• Inclure les mentions légales correctes, telles que "assuré FDIC" pour les produits de dépôt assurés, ainsi que toute mention relative aux conditions d'éligibilité, aux frais ou aux conditions promotionnelles.
• Veillez à ce que vos conditions générales et vos tarifs soient cohérents pour toutes les campagnes et tous les canaux.
• Divulguer les partenariats avec des tiers ou les incitations susceptibles d'influencer les décisions des clients potentiels, le cas échéant.
• Se tenir au courant des lignes directrices et des meilleures pratiques des organismes de réglementation, tels que la FINRA ou la Federal Trade Commission (FTC).
• Suivez les lignes directrices de votre marque pour que le message soit cohérent sur tous les canaux.

4. Contrôler le marketing sur tous les canaux

Surveillez en permanence votre contenu sur tous vos canaux pour en garantir la cohérence et l'exactitude. Cela comprend non seulement votre site web, vos pages partenaires, les médias sociaux et les campagnes d'e-mailing, mais aussi la vérification des éléments suivants tout contenu de tiers dont vous n'avez pas connaissanceIl s'agit notamment de sous-affiliés ou même de cas de détournement de publicité.

Liste de contrôle:

• Dressez une liste de tous vos canaux de marketing, de la recherche payante au marketing d'affiliation.
• Identifier les partenaires et les campagnes qui doivent faire l'objet de contrôles réguliers
• Définir la fréquence des contrôles pour chaque canal
• Suivre les mises à jour des offres promotionnelles pour s'assurer que tout changement a été mis à jour dans vos campagnes et documents marketing.
• Utiliser un logiciel spécifique pour suivre l'éditeur et les marketing d'affiliation les liens qui peuvent se trouver sur des sites web de tiers dont vous n'avez pas connaissance
• Faites des captures d'écran de vos contrôles de conformité et créez des rapports pour documenter vos actions de conformité.

5. Créer un système de rapport de conformité (et utiliser la technologie pour aider)

La mise en place d'un système de rapport structuré vous permet de gagner du temps et d'améliorer la précision du suivi et de la documentation de vos efforts en matière de conformité. Plus important encore, il fournit la preuve d'une diligence raisonnable en cas d'audit de votre entreprise par les autorités de régulation. 

L'utilisation d'outils spécifiques, tels que des logiciels alimentés par l'IA pour automatiser votre suivi et vos rapports, peut vous aider à assurer une surveillance continue tout en réduisant vos efforts manuels.

Liste de contrôle:

• Créer une base de données pour enregistrer les contrôles de conformité
• Faites des captures d'écran de vos contrôles de conformité, en veillant à ce qu'elles soient datées et sauvegardées.
• Classer les problèmes de conformité en fonction du niveau de risque
• Définir un processus de remédiation pour les contenus signalés
• Produire des rapports de conformité réguliers pour les équipes de direction et les régulateurs

Lors de l'élaboration de votre programme de contrôle de la conformité, soyez conscient des problèmes courants qui peuvent nuire à son efficacité. De nombreuses institutions financières rencontrent des obstacles qui peuvent compromettre leurs efforts en matière de conformité s'ils ne sont pas correctement traités.

Améliorer l'efficacité en dépassant les feuilles de calcul

Le fait de s'appuyer sur des feuilles de calcul et des examens ad hoc augmente non seulement le risque d'erreur humaine, mais crée également des problèmes d'accès à l'information. documentation incohérente qui peuvent mettre en péril votre conformité, au risque d'une surveillance accrue. 

Au fur et à mesure que votre réseau de partenariats se développe, les méthodes manuelles et les feuilles de calcul deviennent de plus en plus insoutenables. Recherchez des outils de contrôle de la conformité qui vous aideront à automatiser votre suivi et votre documentation. 

Veillez à ce que votre programme de conformité soit conforme à toutes les juridictions

Les exigences réglementaires peuvent varier considérablement entre les juridictions. Veillez à ce que votre programme de conformité s'adapte à ces variations afin que le contenu réponde aux normes légales d'un État à l'autre ou d'un pays à l'autre.

Surveiller et réagir aux changements dans le contenu marketing

Le matériel de marketing est souvent mis à jour ou modifié après l'approbation initialeLe contenu conforme peut donc rapidement devenir non conforme. Restez à l'affût de tout changement et informez proactivement vos partenaires fintech et de distribution pour qu'ils corrigent les formulations incorrectes afin d'éviter les infractions.

Créer un cadre de conformité évolutif qui s'adapte à la croissance de votre entreprise

Les processus manuels peuvent entraîner des coûts opérationnels plus élevés, des besoins accrus en personnel et des incohérences dans le contrôle. Un cadre de conformité bien structuré favorise l'expansion de l'entreprise tout en maîtriser les frais généraux. 

Pour mettre en place un programme de conformité qui évolue avec vous, utilisez un logiciel de conformité spécialement conçu pour les banques et les institutions financières, comme Fintel Check. 

Contrôle FintelL'outil de contrôle de la conformité du marketing, alimenté par l'IA, traite de nombreux problèmes d'échelle auxquels les analystes de la conformité peuvent être confrontés en l'automatisation des tâches essentielles et la fourniture d'une plate-forme centralisée pour la gestion de la conformité. 

Fintel Check fait partie de Fintel Connect, un logiciel tout-en-un de gestion de l'information. agence de marketing d'affiliationNous sommes une plateforme et un réseau spécialisés dans les services financiers. Avec plus de 20 ans d'expérience dans le travail avec des industries hautement réglementées, nous a développé cet outil après avoir constaté de visu les difficultés liées à l'entretien des marketing la surveillance des entreprises de services financiers.

Les banques sponsors et les BaaS Les fournisseurs peuvent utiliser Fintel Check pour contrôler la conformité de leurs partenaires fintech, des pages de leur propre site web ou de toute autre URL qu'ils souhaitent vérifier. Toute institution financière peut également utiliser cet outil pour contrôler la conformité des pages web, y compris les sites affiliés, les plateformes de médias sociaux et d'autres canaux de marketing numérique.

Voici comment Fintel Check améliore la cohérence, la précision et l'évolutivité de votre liste de contrôle de conformité marketing :

Automatisez votre contrôle de conformité et vos rapports afin d'améliorer la cohérence et de réduire les erreurs manuelles.

Si les listes de contrôle permettent de maintenir le contrôle de la conformité sur la bonne voie, la mise en œuvre manuelle conduit à une documentation incohérente, à des contrôles manqués et à des erreurs humaines, autant de facteurs qui créent un risque réglementaire important. 

Avec un outil de conformité conçu spécifiquement pour les entreprises de services financiers comme Fintel Check, vous pouvez rationaliser votre processus de contrôle pour suivre et documenter de manière cohérente les risques de conformité potentiels. Voici comment procéder :

Grâce aux fonctions personnalisables de Fintel Check Moteur de règles alimenté par l'IAVous pouvez programmer des analyses automatisées et régulières à des fins de contrôle de la conformité et d'archivage. 

L'automatisation vous permet d'exercer une surveillance continue tout en supprimant les efforts manuels liés à l'analyse du contenu, au suivi des liens, à la capture d'écran et à la mise à jour des dossiers. Sa capacité à automatiser les captures d'écran Ainsi, en cas d'audit, les captures d'écran seront prêtes et organisées.

Contrôle Fintel tient une base de données d'audit qui stocke des enregistrements détaillés des problèmes signalés, des cas résolus et des modifications apportées aux pages. Cette base de données simplifie les rapports internes et les audits réglementaires, de sorte que vous êtes prêt pour l'audit. 

Vous pouvez saisir les infractions à la fréquence de votre choix  avec Fintel Check. Vous pouvez même contrôler la conformité du contenu des médias sociaux, puisqu'il récupère toutes les pages publiques pour suivre l'activité des partenaires fintech.

En automatisant ces tâches de conformité, Fintel Check vous aide à maintenir une documentation cohérente, à réduire le risque d'erreur humaine, et à se tenir prêt à répondre aux demandes de renseignements sur la réglementation sans avoir à déployer davantage d'efforts manuels.

Améliorer la précision grâce à un moteur de règles alimenté par l'IA et à des mises à jour des informations sur les produits.

La vérification manuelle du contenu marketing par rapport à des exigences réglementaires complexes conduit souvent à des problèmes non résolus et à des évaluations incohérentes. Chaque membre de l'équipe peut interpréter différemment la même règle, ce qui conduit à une approche fragmentée du contrôle de la conformité. 

Fintel Check résout ce problème en fournissant un système d'évaluation normalisé, alimenté par l'IA, qui applique des règles de manière cohérente à tous les contenus pertinents. Vous pouvez personnaliser le moteur de règles de Fintel Check pour l'aligner sur les exigences réglementaires spécifiques de votre institution et les directives de votre marque, de sorte que les scans adhèrent à vos règles prédéfinies. 

Fintel Check signale ensuite les problèmes de conformité potentiels et les classe en fonction de vos règles prédéfinies, ce qui vous aide à hiérarchiser les mesures correctives. Cela vous évite de rechercher manuellement dans votre liste de contrôle et vos directives. Fintel Check fait le gros du travail à votre place et apporte une plus grande précision à votre processus de contrôle de la conformité. 

Grâce à des paramètres de règles personnalisables et à des audits programmés, vous obtenez automatiquement des rapports et des captures d'écran horodatés et cohérents, ce qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble de la situation. piste d'audit vérifiable. Par exemple, si un partenaire met à jour une page d'atterrissage après approbation, Fintel Check détecte le changement et réévalue le contenu pour s'assurer de sa conformité.

Vous pouvez intégrer le site web de Fintel alimentation en produits directement dans les pages web pour gérer de manière proactive le contenu marketing au sein de la plateforme Fintel. Lorsque les informations sur les produits sont mises à jour, l'outil alerte automatiquement les partenaires pour qu'ils mettent à jour leurs pagesafin que vous puissiez être sûr de l'exactitude de vos informations sur tous vos canaux. Si vos partenaires ont choisi d'implémenter la fonctionnalité "feed", le contenu sera automatiquement mis à jour sur leurs sites lorsque vous mettrez à jour les informations via la plateforme Fintel.

Avec Fintel Check, vous disposerez de données sur le trafic et les impressions, ce qui vous permettra de quantifier l'exposition potentielle et démontrer le niveau de risque aux régulateurs. Par exemple, si un régulateur s'interroge sur un problème de conformité, vous pouvez fournir des données montrant que la page non conforme a eu un trafic minimal, ce qui peut réduire le risque perçu.

En améliorant la précision grâce à l'application automatisée et cohérente des règles, Fintel Check vous aide à maintenir marketing conformité réglementaire tout en fournissant la documentation nécessaire pour démontrer votre diligence aux régulateurs.

Développez votre surveillance marketing de manière efficace sans augmenter les efforts manuels.

Au fur et à mesure que votre institution se développe et multiplie les partenariats marketing, le contrôle manuel de la conformité devient insoutenable. Chaque nouvelle campagne multiplie le contenu à examiner, ce qui oblige souvent les institutions à embaucher du personnel de conformité supplémentaire ou à mettre la pression sur les équipes existantes pour qu'elles en gèrent davantage. Fintel Check rompt avec ce schéma en proposant une automatisation évolutive qui grandit avec votre entreprise.

Fintel Check fournit un rapport de changement de page pour surveiller et suivre les pages des partenaires, y compris les modifications apportées et les lieux où elles sont mises en œuvre. Il s'agit simplifie la gestion de la conformité pour plusieurs URL. D'un seul coup d'œil, vous pouvez voir quels partenaires utilisent un langage conforme et lesquels ne le font pas.

Le rapport de changement de page fournit également un résumé des changements de contenu. Il met en évidence les contenus ajoutés, supprimés ou modifiés par rapport aux versions précédentes. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les modifications les plus importantes du contenu des partenaires et prendre rapidement les mesures qui s'imposent. 

Vous pouvez instantanément établir un ordre de priorité entre les questions qui requièrent une attention immédiate Le tableau de bord centralisé de Fintel Check permet d'éviter un examen plus approfondi. Il filtre les données non pertinentes et classe les problèmes de conformité critiques à l'aide d'un système de code couleur (rouge, jaune, vert) et d'une formulation claire (échec, examen, réussite).

Vous pouvez également améliorer la collaboration entre les équipes avec l'outil de gestion des flux de travail de Fintel Check en suivant les actions achevées et incomplètes dans tous les rapports. 

Cela évite aux membres de l'équipe de dupliquer leurs efforts et vous permet d'examiner le travail de votre équipe de manière efficace, en comprenant qui a effectué quelles tâches et à quel moment. L'outil conserve un historique des tâches de remédiation, y compris les dates et les détails, que vous pouvez présenter aux auditeurs.

En permettant une mise à l'échelle efficace des opérations de conformité, Fintel Check vous aide à maintenir un contrôle solide même lorsque votre entreprise se développe, sans l'augmentation proportionnelle du personnel de conformité qui serait autrement nécessaire.

Fintel Check a démontré sa valeur à une société de services financiers qui s'appuyait auparavant sur des processus manuels et des examens ad hoc pour gérer la conformité. Bien que l'entreprise dispose d'une équipe dédiée à la conformité, elle n'est pas en mesure d'assurer la conformité de ses activités. ont eu du mal à suivre le volume de contenu marketing publié sur de multiples canaux.

L'équipe chargée de la conformité examinait manuellement les sites web des partenaires, les messages sur les médias sociaux et les campagnes d'e-mailing. Elle s'appuyait sur des feuilles de calcul pour enregistrer les URL, faire des captures d'écran et suivre les modifications. Ce processus était non seulement chronophage, mais également sujet à des inexactitudes, ce qui a permis de passer à côté d'un problème de conformité critique sur le site web d'un partenaire.

C'est là qu'intervient Fintel Check, que l'équipe chargée de la conformité a configuré pour analyser les sites web et autres canaux de marketing de ses partenaires afin de s'assurer qu'ils respectent les règles prédéfinies de l'entreprise. 

Au cours d'un premier test, Fintel Check a identifié plusieurs problèmes que le processus manuel n'avait pas détectés parce que l'équipe chargée de la conformité n'avait pas la bande passante nécessaire. Ces problèmes incluaient des changements dans les pages de leurs partenaires où :

• Les clauses de non-responsabilité requises n'étaient pas présentes
• Les termes interdits sont apparus 

Grâce à Fintel Check, l'équipe chargée de la conformité a pu :

• Gagner 82% de temps sur l'examen de la conformité en automatisant le contrôle du contenu et en rationalisant la collaboration.
• Réduire les efforts manuels de 8,5+ heures à seulement 1,5 heure par mois. L'automatisation du contrôle de 100 pages de partenaires et des vérifications des clauses de non-responsabilité a supprimé la nécessité d'un suivi manuel, ce qui a permis à l'équipe chargée de la conformité de se concentrer sur les mesures correctives. 
• Réduire le temps d'examen par partenaire de plus de De 1,5 heure à 14 minutesIl en résulte un gain de temps considérable pour les cinq partenaires qui font l'objet d'un suivi mensuel.
• Identifier, évaluer et traiter de manière proactive les changements de contenu. Ils définissent des règles de suivi et d'évaluation spécifiques à la fréquence de leur choix et laissent notre moteur de règles piloté par l'IA se charger de la recherche, de la qualification et de l'évaluation du contenu des pages des partenaires. Des alertes en temps réel ont également signalé à l'équipe les contenus non conformes, afin qu'elle puisse contacter les partenaires et demander des corrections immédiatement.
• Rapports d'audit automatisés. Fintel Check a surveillé les pages et a capturé et stocké des captures d'écran lorsque des modifications ont été apportées, créant ainsi des mises à jour automatiques prêtes à être auditées. L'outil a également enregistré les flux de travail et les efforts de remédiation de l'équipe. 
• Contrôler les coûts de mise en conformité. Comme ils pouvaient choisir la fréquence et le volume des scans, ils pouvaient gérer les coûts et rester dans les limites du budget.

La société de services financiers a adapté Fintel Check à ses besoins, en automatisant et en rationalisant le contrôle de la conformité de l'entreprise.

Rester en conformité avec les réglementations bancaires en matière de marketing ne doit pas être un processus manuel, sujet aux erreurs et chronophage. En mettant en place un liste de contrôle structurée de la conformité et en utilisant Contrôle FintelGrâce à ce système, vous pouvez automatiser la surveillance, améliorer la précision et étendre efficacement vos contrôles de conformité en matière de marketing.

Grâce à des alertes en temps réel, des règles personnalisables et une base de données d'audit centralisée, Fintel Check permet de gagner du temps et de réduire le risque de violations coûteuses. 

Prêt à essayer Fintel Check ? Contactez-nous dès maintenant pour commencer.